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Foire Aux Questions

Général

Après une mise à jour d’e-venement, des dysfonctionnements étranges apparaissent

Pensez, régulièrement, à vider votre cache web. En effet e-venement a (au moins) deux niveaux de cache : le serveur et les navigateurs des utilisateurs. Une partie du logiciel y est stockée et lors de mises à jour sur le serveur, il faut parfois forcer son navigateur à mettre à jour ses fichiers locaux.

La solution qui marche à tous les coups passe par les menus de Firefox (si ce menu n’apparaît pas, appuyer sur la touche « Alt » de votre clavier). Aller dans :

  • Microsoft Windows
    • Menu Outils
    • Options
    • Partie « Avancé »
    • Onglet Réseau
    • Dans la partie « Contenu web en cache », bouton « Vider le cache »
  • GNU/Linux
    • Menu Édition
    • Préférences
    • Partie « Avancé »
    • Onglet Réseau
    • Dans la partie « Contenu web en cache », bouton « Vider le cache »

Attention, sur certaines installations les menus de Firefox se trouvent « condensés » dans un super-menu nommé « Firefox », souvent d’une couleur vive à gauche des onglets de navigation.

Notez que, ponctuellement et de manière ciblée, une mise à jour (sous conditions) partielle du cache est possible en restant sur votre écran et en faisant un CTRL+MAJ+R, ce qui vide le cache web de votre navigateur pour le contexte donné.

Billetterie

Mes billets sont décalés, mal agencés… Que faire ?

Commencer déjà par vider le cache de Mozilla Firefox tel que décrit plus haut, ça évitera des surprises.

Ensuite, vérifier le paramétrage de votre Mozilla Firefox (Sous MS Windows dans Fichier > Mise en Page ; sous GNU/Linux se fait lors d’une première impression qu’il faudra valider pour enregistrer les préférences)

  1. Retirer toutes les marges d’impression
  2. Mettre à «vide» tous les entêtes et pieds de page
  3. Imprimer les couleurs de fond
  4. Ne pas mettre à l’échelle de la page (échelle à 100%)
  5. Imprimer en A4
  6. Restez en mode portrait si votre administrateur technique vous l’a dit, sinon passez en mode paysage

Trouvez plus d’informations sur la configuration matérielle d’une imprimante STAR TSP700.

Je n’accède pas à aux tarifs ou aux manifestations que je souhaite …

Je vérifie :

  1. mes droits en billetterie « tck-* » dans Paramétrage > Général > Utilisateur, onglet permissions
  2. mes droits sur le module billetterie dans Paramétrage > Général > Utilisateurs, onglet billetterie
    1. Accès aux meta-événements
    2. Accès aux espaces de travail
    3. Accès aux tarifs
  3. l’association des tarifs aux manifestations que je vise (dans la fiche manifestation)
  4. l’association des tarifs aux espaces de travail (les jauges) associés à mes manifestations, dans Paramétrage > Événement > Espaces de travail
  5. si le problème persiste, vérifier que
    1. tous vos tarifs ne sont pas notés « caché » dans Paramétrage > Billetterie > Tarifs
    2. que l' »affichage en billetterie » (onglet détails) de l’événement visé n’est pas décoché, ce qui cache par défaut ses manifestations en billetterie

S’il s’agit de tarifs liés à des cartes d’abonnement, vérifier que j’ai bien le droit « tck-member-cards ».

Je suis sur une opération de billetterie, et je n’ose plus rien faire, ne sachant pas si j’ai imprimé tous mes billets…

Plusieurs réponses sont possibles :

  1. Manifestation par manifestation, il est possible d’aller vérifier les billets imprimés ou non en allant dans « impression partielle ».
  2. Cliquer sur « vérifier et valider », et s’il reste des billets non imprimés, e-venement vous le fera savoir et l’opération ne pourra être clôturée en l’état
  3. Cliquer sur le bouton « imprimer » pour imprimer tous les billets restant
  4. Si tout va bien, vous devriez distinguer clairement les billets imprimés des billets intégrés ou non imprimés.

Mon annulation ne semble pas fonctionner, pourtant je fais les choses comme il faut …

Il est conseillé d’ouvrir l’opération de vente concernée par une annulation en parallèle. Il est probable que ce soit l’origine de votre impasse.

Pour plus de robustesse et de sécurité, l’interface tactile de vente clôture automatiquement les opérations de vente. Il est pour autant impossible d’annuler des billets dont l’opération est clôturée… Ce qui explique le message d’erreur et la solution proposée.

Comment annuler plusieurs billets sans le faire un par un ?

Solution générique : Aller sur l’écran d’annulation via le menu Billetterie > Annulation. Sur la zone de texte où vous avez l’habitude de saisir le numéro de votre billet, laissez votre curseur de souris statique. Une bulle d’aide affichera : « 289,401-407,512 ». Cela signifie, si vous saisissez cette phrase, que les billets suivant seront annulés :

  1. 289 (289,)
  2. 401 (401-)
  3. 402
  4. 403
  5. 404
  6. 405
  7. 406
  8. 407 (-407)
  9. 512 (,512)

Une astuce : pour éviter les erreurs, essayez de vous limiter à des billets d’une même opération d’origine. Rappel : n’oubliez pas ensuite, éventuellement, de rembourser les billets que vous venez d’annuler. Solutions pour billetteries non dématérialisées : Dans Billetterie > Annulation, vous trouverez une partie « Annulation partielle par tarif ». Là :

  1. choisissez la manifestation concernée
  2. choisissez le tarif à annuler (l’annulation fonctionne tarif par tarif)
  3. définissez une quantité de billets à annuler
  4. précisez l’opération dans laquelle se trouvent les billets à annuler
  5. cliquez sur « Annule »

Une autre possibilité consiste, dans une opération de billetterie, à cliquer sur la flèche bleue à la fin de la liste des tarifs (laisser votre souris immobile au-dessus vous précisera son utilité). Visuellement, les boutons des tarifs seront sur fond orange entourré de gris. Cela signifie que vous êtes entrain de préparer une annulation. Alors vous pouvez sélectionner une quantité de billets à annuler ainsi que le tarif visé, le tout pour la manifestation sélectionnée dans votre liste.

Comment fonctionne l’annulation simplifiée ? Quand l’utiliser ?

L’annulation simplifiée fonctionne de la manière suivante : elle prend un numéro d’opération d’origine à annuler. Dans cette opération elle supprime tous les billets non imprimés, annule les autres et supprime tous les paiements. Ensuite elle ajoute un paiement au mode de paiement sélectionné à la date du jour. Enfin, dans l’opération d’annulation (à laquelle sont rattachés les billets d’annulation), elle ajoute un même mode de paiement complémentaire au précédent. Cela permet très rapidement d’arriver sur une neutralité du livre de caisse et du livre des ventes. Attention juste aux dates de valeur des billets originaux et d’annulation, ainsi que le fait que cette action supprime des paiements peut-être déjà intégré dans votre comptabilité en dehors d’e-venement. L’annulation simplifiée est à utiliser par exemple lorsque vous avez bien avancé sur une opération et que le spectateur change d’avis sur-le-champ. Alors, et au lieu de tout reprendre à la main, vous entrez directement le numéro d’opération dans l’annulation simplifiée et le système fait le reste pour vous.

Comment effectuer un échange de billet (et complications) ?

Un spectateur habitué vous  demande une faveur : échanger son billet, car la date de la manifestation choisie ne correspond plus. Normalement, vos mentions au recto du billet indiquent « ce billet n’est ni repris ni échangé ». Pour autant vous souhaitez faire cet effort. Voici la marche à suivre :

  • Notez le numéro du billet d’origine à échanger
  • Si vous êtes en régie publique, vérifiez que le billet que la personne souhaite en échange est au moins au même prix que le billet d’origine
  • Menu Billetterie > Annuler un billet, entrez le numéro de votre billet à échanger
  • Remboursez en « Spécial Annulations » ou équivalent (au pire en espèces, qui ne laisse pas de trace), éventuellement si vous le souhaitez, imprimez le billet d’annulation
  • Revenez sur votre opération d’origine, et ajoutez un billet pour la manifestation visée
  • Payez la somme que vous avez « remboursée » en mode de paiement Spécial Annulations ou équivalent, et demandez le complément éventuel au spectateur

Éventuellement, vous pouvez vérifier dans vos livres que tout est « normal » et équilibré. C’est fait.

Je ne réussis pas à sélectionner « utilisateur global » sur le livre de ventes et caisse, comment faire ?

Pour avoir le livre des ventes ou de caisse complets, tous utilisateurs confondus, soit on les sélectionne tous, soit on n’en sélectionne aucun. Pour n’en sélectionner aucun, il faut cliquer sur un utilisateur pour le surligner seul, puis faire CTRL+CLIC à nouveau sur lui, ce qui a pour effet de le déselectionner.

Comment fixer mon imprimante par défaut sur mon imprimante de billets ?

Cette manipulation est relativement difficile d’accès, la voici néanmoins :

  1. Paramétrage temporaire de Mozilla Firefox
    1. Dans Mozilla Firefox, saisir about:config dans la barre d’adresse (ou cliquer sur ce lien), puis cliquez sur le bouton disant « Je ferais attention, c’est promis »
    2. Rechercher (dans la barre de recherche en haut de l’écran) « print.save_print_settings »
    3. Double-cliquer sur la ligne qui apparaît pour passer la colonne valeur à « true » si celle-ci est actuellement à « false »
  2. Imprimez un document test, en paramétrant votre impression comme il se doit pour vos billets, en général :
    1. 0mm de marge (« print.print_margin_bottom » « print.print_margin_left » « print.print_margin_right » « print.print_margin_top »)
    2. pas d’entête ni de pied de page (« print.print_edge_bottom » « print.print_edge_left » « print.print_edge_right » « print.print_edge_top »)
    3. impression en paysage (« print.print_orientation »)
    4. pas d’adaptation du document à la largeur de la page (« print.print_scaling »)
    5. choisir l’imprimante que vous utilisez habituellement pour vos billets (« print_printer »)
    6. Format d’impression A4 (« print.print_paper_name »)
  3. Lancer l’impression
  4. Fermer puis relancer Mozilla Firefox
  5. Paramétrage définitif de Mozilla Firefox
    1. Dans Mozilla Firefox, saisir about:config dans la barre d’adresse (ou cliquer sur ce lien)
    2. Rechercher (dans la barre de recherche en haut de l’écran) « print.save_print_settings »
    3. Double-cliquer sur la ligne qui apparaît pour passer la colonne valeur à « false » si celle-ci est actuellement à « true »
  6. Fermer puis relancer Mozilla Firefox
  7. Tester l’impression par défaut d’un billet, puis l’impression sur une autre imprimante d’un autre document, puis une nouvelle impression de billet pour valider votre intervention

Si tout s’est bien passé, alors la première impression aura été automatiquement et correctement paramétrée pour les billets, la seconde vous aura demandé une intervention pour avoir une impression selon vos attentes, la troisième impression aura dû être identique à la première, directement dirigée vers l’imprimante de billets.

Comment éviter d’avoir la fenêtre « imprimer / annuler » à chaque impression de billets ?

Attention, cette manipulation est relativement difficile d’accès et peut avoir des effets négatifs.

Pré-requis : avoir paramétré correctement l’imprimante par défaut, ses marges, ses entêtes et pieds de page, son orientation par défaut, etc.

Effets indésirables : sur ce poste, vous ne pourrez plus choisir votre imprimante, ainsi tous vos documents imprimés via Mozilla Firefox le seront sur l’imprimante de billetterie (ou autre), pensez en particulier aux factures et bons de commande…

Dans Mozilla Firefox, saisir about:config dans la barre d’adresse (ou cliquer sur ce lien), puis cliquez sur le bouton disant « Je ferais attention, c’est promis », puis :

  1. Rechercher (dans la barre de recherche en haut de l’écran) « print.extend_native_print_dialog » puis double-cliquer sur la ligne qui apparaît pour passer la colonne valeur à « false« .
  2. Créer une nouvelle valeur de type « booléen » au nom de  « print.always_print_silent » ayant pour valeur « true« .

C’est maintenant opérationnel. Toutes les impressions passant par Mozilla Firefox sortiront automatiquement et sans demande de confirmation sur votre imprimante « par défaut »… Évitant ainsi les erreurs, les hésitations, les questionnements.

Comptabilité

Mon livre des ventes n’est pas égal à mon livre de caisse. Comment l’expliquer et régulariser ce qui doit l’être ?

Sur une période complète, prenez le montant total de votre livre de caisse « LC », le montant total de votre livre des ventes « LV », ainsi que le montant total des dettes « D » (dans Billetterie > Dettes). La théorie veut que LC + D = LV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez que vous n’avez pas de paiement à date incohérente (ex: un paiement effectué au Moyen Âge ou dans 3 siècles). Si vous faîte ce relevé sur une période intermédiaire, prenez votre historique depuis le début. Ainsi, les Dettes courantes « DC », les dettes régularisées sur la période « DR », le livre des ventes « LV » et le livre de caisse « LC » donnent la formule suivante : LV = LC + DC – DR

fer-cheval-controle billetterie
Logique de fonctionnement des flux économiques en billetterie informatique

Ma TVA / mon montant HT ne semblent pas juste : ça ne correspond pas à ce que je calcul…

C’est là que la comptabilité quitte définitivement le monde des mathématiques. Si vous n’êtes pas sur votre matière de prédilection, attachez vous ceintures :

Considérons que tous les nombres que nous traiterons doivent être arrondis à deux chiffres après la virgule (conventionnel en comptabilité). Considérons une recette de 100€TTC pour 100 billets à 1€, sur lesquels un taux de TVA de 2,10% est applicable.

Le premier réflexe serait de se dire « ma TVA est égale à 1000€ x 2,10% ». Cela donnerait donc une TVA à 2,10€ et un HT à 97,90€. Cependant, puisque e-venement est un logiciel précis de bout-en-bout, il vous faut pouvoir remonter à chaque billet indépendamment, et que le calcul se vérifie encore. Essayons : 1€ x 2,10% = 0,021, arrondi à 0,02€ de TVA par billet, donc un prix par billet de 0,98€HT. Sachant que nous avons vendu 100 billets à ce prix-là, cela nous fait un total de TVA de 2,00€ et un total HT de 98€. Pourtant 2,00€ ≠ 2,10€, 98,00€ ≠ 97,90€ et les deux modes de calcul sont justes.

Ne cherchez pas… Nous avons consulté plusieurs comptables, experts-comptables… qui ont été bien incapables de nous orienter pour savoir s’il fallait faire l’arrondi de la somme ou la somme des arrondis. Nous avons même été jusqu’à remonter la question à l’administration fiscale française. Conclusion : les deux modes de calcul sont possibles, retour chariot. Dans e-venement, nous avons donc pris le parti de faire la somme des arrondis, ce qui permet une continuité des chiffres à tous les niveaux.

Nous aurons donc bien 2,00€ de TVA et 98,00€ de HT dans notre livre des ventes…. Et c’est parfaitement normal.

Comment retrouver la recette d’une manifestation, et comment puis-je les extraire pour les retravailler ?

Vous pouvez trouver l’ensemble des informations comptables d’une manifestation dans son bordereau directement dans le logiciel.

Si ensuite vous voulez récupérer les informations de façon détaillé pour celle-ci, il vous faudra passer par la partie comptable, Livre de ventes et Livre de caisse, que vous pourrez alors extraire.

Toutefois attention, pour le livre de vente pas de soucis mais pour le Livre de caisse et si tu passes par manifestation associée, tu va retrouvé les modes de paiement employés pro-ra-tisés à la manifestation.

Ex:

Il est tout à fait possible de définir pour une manifestation,

– le nombre de billets vendus, réservés
– le montant correspondant à ses ventes

Pour ce qui est des montants en fonction des modes de règlement, là ce
n’est possible que si et seulement si une opération n’a soit qu’une
seule manifestation soit une seul mode de règlement.

En effet, prenons un exemple :

Pour une opération type avec 3 billets pour 3 manifestations différentes
et 2 modes de règlement

1 billet pour X à 15 €
1 billet pour Y à 55 €
1 billet pour Z à 30 €

Le spectateur règle 25 € en espèce et le reliquat en chèque (soit 75 €)

Comment répartir les 25 € en espèce et les 75 € en chèque sur quel
billet et quelle manifestation ?

Du coup, pour des questions de logique informatique, le logiciel procède
ainsi :

Le billet à 15 € représente 15 % du montant total de l’opération il
ventile donc pour la manifestation X 15% du règlement en espèce soit
3.75 € et 15 % du règlement en chèque soit 11.25 €.

Pour le billet à 55 € qui représente 55 % du montant, donc la
ventilation pour la manifestation Y est de 13.75 € en espèces et 41.25
€ en chèque.

Enfin pour le billet de la manifestation Z qui représente 30 % du
montant total, il ventile 7.50 € en espèce et 22.50 € en chèque.

En reprenant, les ventilations en espèce pour chaque manifestation après
addition, nous retrouvons les 25 €, de même que pour les ventilations en
chèques, nous retrouvons les 75 €.

Du coup, les règlements sont répartis au pro-rata des tarifs des billets.

Il convient donc, afin de faire le bilan comptable d’une manifestation, de s’appuyer sur le livre de ventes et les déséquilibres de celle-ci. Si la manifestation n’a aucun déséquilibre alors le total du livre des ventes pour celle-ci correspond à la recette réelle de votre manifestation.

 

Événementiel

C’est bizarre, j’ai imprimé des billets, je retrouve bien ma vente dans le livre de caisse… Mais je ne retrouve pas mon spectateur dans la fiche manifestation. Que se passe-t-il ?

Dans une fiche manifestation, depuis la version 2.9, la liste des spectateurs et des billets se met à jour de manière autonome : un bouton « rafraîchir » a fait son apparition dans le contenu de l’onglet.

Toutes les 24h (sauf configuration spéciale) ces données sont mises à jour à la première consultation. Si vous souhaitez forcer cette mise à jour, il vous faut cliquer sur les boutons « rafraîchir », qui rafraîchissent chaque partie indépendamment.

Dès que vous avez besoin de faire des mises à jour forcées, cliquez donc sur le bouton « rafraîchir » de la partie qui vous intéresse.

 

Relations publiques

Je cherche un contact dans la billetterie ou ailleurs, et il m’est impossible de le retrouver dans la liste déroulante de contacts alors qu’il est bien présent dans les Relations aux Publics ?

Il est très probable que vous recherchiez votre contact par un nom très commun. En effet la liste est limitée par défaut à 10 contacts pour des raisons de performances, donc si le ou les mots clés de votre recherche sont très communs, il est possible que votre contact ne soit pas dans la liste. Il est alors nécessaire de préciser votre recherche, par exemple en commençant à écrire un prénom après le nom de famille.

Comment fonctionne la recherche rapide des organismes et des contacts ?

Dans e-venement, il y a deux types de recherches : les recherches rapides, et les recherches via des filtres.

Pour ce qui est des recherches rapides, voici comment les choses fonctionnent à l’intérieur du logiciel :

  • lorsqu’un enregistrement est créé/mis à jour, un index est calculé, basé sur les champs : nom, prénom, email (direct, pas des fonctions professionnelles de l’enregistrement). cet index prend chaque « mot » indépendamment des autres, considérant que deux mots sont séparés par un ou plusieurs caractères d’espacement (‘@’, ‘_’, ‘ ‘, ‘.’, etc.)
  • lorsque vous recherchez un contact, vous tapez une « phrase » qui est passé dans la même « moulinette », la séparant en différents mots.
  • ensuite, le système recherche quels enregistrements (contact ou organisme ici) l’ensemble des mots de votre recherche correspondent… (pour les contacts, le nom de leur organisme rentre aussi en ligne de compte, mais tel que s’il s’agissait d’un seul mot)

En conclusion, si vous recherchez un terme exact, préférez les filtres… Sinon, la recherche rapide est faite pour vous.

Si un problème bizarre survient dans la recherche rapide, pensez que l’index est peut-être bizarrement à jour (dans ce cas faîtes une mise à jour du contact ou de l’organisme pour rétablir les choses, ou faîtes appel à votre administrateur logiciel).

Je créee un groupe et je voudrais qu’il soit « commun », mais je ne vois que mon nom …

Pour créer un groupe commun il vous faut tout d’abord vous assurer que vous avez les droits pour se faire : Paramétrage > Général > Utilisateurs, puis onglet permissions, enfin le droit rp-group-common. Ensuite, il faut savoir que vous ne pouvez créer de groupe qu’à votre nom ou, uniquement si la permission vous est donnée, au nom de tout le monde. Pour cela, dans la modification ou la création d’un groupe, dans l’onglet général, il y a une liste déroulante. Si vous souhaitez vous faire un groupe personnel, choisissez votre nom, sinon choisissez là où aucun nom n’apparaît… puis mettez à jour le groupe.

J’ai accès aux groupes communs, mais je ne peux modifier les permissions pour y accéder

Seuls les utilisateurs membres des groupes admin ou super-admin ont le droit de modifier les permissions des groupes. Par défaut un groupe est accessible à tous.

Un de nos groupes communs a disparu !! Que se passe-t-il ?

Pour accéder aux groupes communs il faut :

  • être dans le groupe « pr-group-common »
  • si vous n’êtes pas dans le groupe « admin » ou « super-admin », il ne faut pas avoir été retiré des utilisateurs ayant accès au groupe visé

Ainsi donc, vérifiez les permissions de l’utilisateurs, et les permissions du groupe Pour créer un groupe commun il vous faut tout d’abord vous assurer que vous avez les droits pour se faire : Paramétrage > Général > Utilisateurs, puis onglet permissions, enfin le droit rp-group-common. Ensuite, il faut savoir que vous ne pouvez créer de groupe qu’à votre nom ou, uniquement si la permission vous est donnée, au nom de tout le monde. Pour cela, dans la modification ou la création d’un groupe, dans l’onglet général, il y a une liste déroulante. Si vous souhaitez vous faire un groupe personnel, choisissez votre nom, sinon choisissez là où aucun nom n’apparaît… puis mettez à jour le groupe.

J’imprime mes étiquettes et tout se décalle… pourtant nous avions fait le réglage et tout marchait bien il y a quelques temps …

Pré-requis : Le réglage a été bien fait et validé par un technicien e-venement et vous utilisez bien l’imprimante qui a été prévue à cet effet à ce moment là. Alors le problème se trouve sans doute sur votre poste :

  1. vérifiez que vous imprimez bien sur la bonne imprimante (celle qui a été validée)
  2. dans Firefox, mise en page de votre impression vérifiez que :
    1. vous n’imprimez pas d’entête
    2. vous n’imprimez pas de pied de page
    3. toutes les marges sont à 0
    4. l’échelle d’impression est à 100% sans adaptation à la largeur de la page
  3. dans votre système d’exploitation, que le format de base d’impression sur cette imprimante est bien celle qui a été discutée avec le technicien e-venement (en général A4), problème qui semble improbable de premier abord

Si le problème persiste, alors contactez votre technicien e-venement.

Lors d’une extraction de contacts, le temps d’attente est infini. Que se passe-t-il ?

extraction-option-groupesIl est possible que les contacts que vous cherchez à extraire fassent partie de nombreux groupes, et que vous ayez demandé d’extraire l’information « groupes » de la partie contact, professionnelle ou organisme dans les options d’extraction (menu Paramétrage > RP > Extractions).

Si ce temps de calcul est vraiment trop long, décochez ces options comme précisé dans la capture d’écran sur la droite.

Lors d’une extraction de contacts, aucune information sur les organismes ne sort !?

Si vos options d’extractions (dans le menu Paramétrage > RP > Extractions) sont correctes, c’est probablement que vous avez certainement fait un filtre sur l’un de vos groupes… Alors votre remarque amène à vous demander comment vos groupes ont-ils été composés.

Comment avez-vous ajouté vos contacts dans vos groupes ? Si vous les avez ajouté de manière personnelle (pas de lien avec la fonction ou l’organisme), alors il est normal que, via votre filtre sur ce groupe, les contacts apparaissent sans leur organisme ni leur fonction…

Pour vérifier cela, allez dans la fiche de votre groupe, et regardez si des colonnes « fonction » ou « organisme » apparaissent dans la liste de vos contacts… Il y a fort à parier que rien n’apparaît.

Mon logiciel est de plus en plus lent, en particulier dans la liste des contacts et des organismes, que se passe-t-il ?

Il est possible que vous lui en demandiez beaucoup en ce qui concerne les groupes. Ce sont des éléments assez lourds à gérer (ils nécessitent beaucoup de contrôles de droits d’accès). Veillez donc à :

  1. Ne pas faire de tous vos groupes personnels des groupes communs : tous ne sont pas utiles à tous vos collaborateurs
  2. Ne rendre disponibles aux utilisateurs que les groupes qui leur sont nécessaires
  3. Ne pas cocher systématiquement tous les groupes comme étant « remarquables »

Normalement si vous respectez ces principes et que vous rectifiez la gestion de vos groupes en ce sens, vous obtiendrez un logiciel beaucoup plus léger et rapide dans les relations aux publics.

Vente en ligne

Je souhaite activer la vente en ligne sur une manifestation / sur une jauge, ça ne marche pas ?

Vérifiez les éléments suivants :

  1. Au moins un tarif associé à la manifestation est disponible pour la vente en ligne (cf. Paramétrage > Billetterie > Tarifs > colonne « En ligne »)
  2. Au moins un de ces tarifs est vendable dans l’espace de travail de la jauge que vous souhaitez utiliser pour la vente en ligne (cf. Paramétrage > Evenements > Espaces de travail > onglet « Billetterie »
  3. La jauge est activée pour la vente en ligne (fiche Manifestation > Jauges > « (en ligne) »)

Si ces différents éléments sont activés, attendez que le cache de votre vente en ligne se mette à jour et alors votre manifestation devrait apparaître. Dans le cas contraire, il s’agit alors réellement d’un problème logiciel.

Mon prestataire bancaire vient de me prévenir d’un paiement qui n’a pas pu être communiqué à e-voucher/e-venement. Que faire ?

Vous venez de recevoir un email d’avertissement d’une transaction bancaire qui n’a pu être communiqué à votre système de réservation en ligne. Voici les réflexes à suivre :

  1. Ne perdez pas de temps, vous avez un risque de sur-réservation si vous laissez trop traîner cette anomalie.
  2. Vérifiez que votre interface de vente en ligne est bien à jour de ses informations et que tout fonctionne bien. Si vous constatez un problème, contactez votre administrateur de billetterie.
  3. Repérer le numéro d’opération concernée dans le message d’erreur envoyé par le système de paiement en ligne (essayer de repérer le « transaction_id » par exemple)
  4. Une fois que vous avez retrouvé ce numéro, reprenez la-dite opération et contrôlez son état.
  5. Vérifiez votre « relevé de compte » côté banque pour voir si un paiement est réellement enregistré pour cette opération. Si oui, ajoutez à votre opération un paiement du type « vente en ligne » (ou autre, disons celui utilisé pour vos paiements en ligne) et « réservez » votre opération, afin d’en bloquer les places.
  6. Essayez de retrouver le contact à associer à l’opération par recoupements d’informations, et associez-le (si ce n’est pas déjà fait) « à la main ». N’hésitez pas à contacter ce spectateur de vive voix pour vérifier avec lui la justesse de sa commande.
  7. Reprenez le processus habituel de traitement de vos commandes en ligne.

Pour savoir d’où cela vient, voici quelques éléments de compréhension :

  • La communication entre votre prestataire bancaire et e-voucher/e-venement a été défaillante au moment du paiement en ligne par l’internaute
  • Votre interface de vente en ligne a été joignable durant tout le processus de préparation de commande par l’internaute. Le problème est survenu en fin de commande, juste « au mauvais moment ».
  • Votre prestataire bancaire a donc bien enregistré le paiement, l’argent est bien présent et disponible, il n’a juste pas été pris en compte dans votre système de réservation. Ne perdez pas de temps pour résoudre cette anomalie dans e-venement, au risque d’avoir de la sur-réservation dans vos jauges.
  • Si cela est arrivé lors d’une séquence de maintenance informatique prévue, veillez la prochaine fois à anticiper en mettant votre système de vente en ligne en indisponibilité pour éviter ce type d’éccueil. Si cela arrive de manière aléatoire, demandez aux responsables de vos installations informatiques de bien vérifier les journaux système des différents équipements impliqués entre votre prestataire bancaire et votre système de réservation en ligne e-voucher (il s’agit le plus souvent d’instabilité de la connexion à l’Internet).

Administration

Je viens de modifier les droits d’un utilisateur ou d’en créer un et, quand j’essaie de me reconnecter à sa place, ça me dit « vous n’avez pas les droits suffisants »… Que ce passe-t-il ?

Vous venez de créer un utilisateur n’ayant pas certains droits d’administration nécessaires pour modifier un compte utilisateur. Quand vous vous déconnectez par le menu Fichier → Déconnexion, le logiciel garde en mémoire d’où vous venez et vous y renvoie après la reconnexion. Ainsi, puisque vous venez de l’administration d’un utilisateur (celui que vous venez de modifier/créer), le logiciel cherche à vous y ramener, sauf que votre nouvelle authentification ne permet pas d’accéder à ces fonctionnalités. Vous avez ainsi un message d’erreur.

Pour être sûr que cela ne se produise pas, nous vous conseillons d’ouvrir une nouvelle session privée dans Firefox (raccourci clavier CTRL+MAJ+P) sans vous déconnecter, et de tester le compte utilisateur visé.

Je ne comprends rien aux noms des groupes de permissions dans e-venement, vous auriez une notice ?

pr-* Tout ce qui concerne les relations publiques
pr-view Accéder en lecture seule aux données
pr-mod Possibilité de modifier les données des contacts/organismes
pr-export Possibilité d’exporter les informations vers des logiciels tiers
pr-emailing Possibilité d’envoyer des mailings électroniques via e-venement
pr-group-common Possibilité de modifier ou de créer des groupes communs à l’ensemble des utilisateurs
pr-admin Administration du module de gestion des relations publiques
event-* Tout ce qui concerne la gestion événementielle
event-view Accéder en lecture seule aux données
event-mod Possibilité de créer/modifier des événements ou des lieux
event-calendar Afficher dans un calendrier les différents événements
event-ticketting Possibilité de changer les tarifs et les jauges affectés aux manifestations
event-admin Possibilité d’administrer les méta-données (tarifs par défaut, catégories d’événements, etc.)
tck-* Tout ce qui concerne la billetterie
tck-operator Possibilité de vendre des billets
tck-contoller Possibilité de contrôler les billets (aux points de contrôle)
tck-accounting-order Possibilité d’imprimer des bons de commande, effectuer des réservations sans impression
tck-accounting-invoice Possibilité d’imprimer des factures
tck-overview Possibilité de superviser les différentes données issues de la billetterie sans pouvoir intervenir dessus
tck-responsible Accès complet au processus de billetterie (dont le déverrouillage d’opérations)
tck-admin Possibilité de définir des prix et des méthodes de paiement
stats-* Tout ce qui concerne les statistiques
stats Accès aux modules génériques de statistiques
stats-others Accès aux modules spécifiques de statistiques
grp-* Tout ce qui est lié aux droits sur le module de gestion des scolaires et des groupes
grp-access Accès complet au module scolaire et groupes
*admin Tout ce qui est lié aux droits d’administration
admin Gestion des utilisateurs
super-admin Accès aux permissions, groupes, etc.
pr-admin Administration du module de gestion des relations publiques
event-admin Administration du module de gestion événementielle
tck-admin Administration du module billetterie
grp-admin Administration du module scolaires et groupes
ws-admin Administration de la vente en ligne / des webservices